Herramientas para un correo bajo control
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Vivimos en una época en la que el correo electrónico dejó de ser una herramienta de productividad, para convertirse en un agujero negro de pendientes, solicitudes y problemas (de otros) que roban nuestra energía.
El correo no es malo en sí mismo, pero si no aprendemos a ponerle límites, termina dictando nuestro ritmo de trabajo durante el día. Por eso hoy quiero compartir contigo los mejores tips para recuperar el control y dejar de sentir que tu bandeja de entrada tiene el poder absoluto sobre ti. Estos tips son del libro Hyperfocus de Chris Bailey, el cual está realmente genial.
Tip #1
Si no tienes la energía ni el tiempo para atender los problemas que te esperan en tu bandeja de entrada NO LO ABRAS.
Revisar tu correo cuando ya vas para afuera de la oficina, estás por iniciar una reunión importante o deseas arrancar una hora de trabajo profundo, es la peor idea. Revísalo cuando tengas espacio para recibir interrupciones y solicitudes externas.
Tip #2
Ten horarios establecidos para revisar tu correo electrónico, que sea algo planificado en tu agenda de antemano.
El profesional promedio revisa su correo unas once veces cada hora y eso relentiza muchísimo la productividad. Yo recomiendo 30 minutos a media mañana, 30 minutos después del almuerzo y 30 minutos antes de cerrar el día, para que no se acumulen.
Tip #3
Si se puede resolver por teléfono, en persona o por mensaje, evita a toda costa iniciar una línea innecesaria de correos.
A veces nuestro correo está lleno de conversaciones que pudieron haberse resuelto casi en el momento, quizás por la costumbre de dejar todo por escrito o por el simple hecho de querer copiar a media oficina. Te invito a cuestionar esto.
Tip #4
Deja de utilizar tu correo como una lista de pendientes o como un espacio para tener temas a resolver.
Esto solo te deja con la bandeja llena de pequeños y grandes estresores que no tienen fecha de caducidad. Acostúmbrate a organizar y limpiar tu bandeja y dejar todo anotado en una agenda física o digital, para tener más orden en tu día.
Tip #5
Evita tener múltiples puntos de conexión.
Creo que este es el tip más difícil de todos, porque la angustia que provoca no tener el correo en el celular es real. Yo aún no lo he logrado, pero sí genero bloqueos con mi aplicación Freedom, para reducir al mínimo las oportunidades de consultar esta y otras aplicaciones que resultan distrayéndome de mis verdaderas prioridades.
Tip #6
Haz de tu correo electrónico una prioridad de alta importancia, como cualquier otro pendiente de la oficina.
Esto es especialmente importante si te dedicas a servicio al cliente (interno o externo). No dejes el correo como una herramienta más que debe revisarse al azar, dedícale momentos de concentración, idealmente con cronómetro en mano.
Tu correo no debe marcar el ritmo de tu día
Cuando decides cuándo y cómo atenderlo, recuperas horas de concentración, claridad y bienestar, porque la productividad no solo depende de grandes decisiones… también tiene que ver con esos pequeños hábitos diarios que te devuelven el control de tu atención.
Con cariño,
Karen Cosenza